Laut einer vor kurzem veröffentlichten Studie der Boston Consulting Group stehen sich 70% der deutschen Unternehmen und Behörden durch aufgeblähte interne Verfahren selbst im Weg. Statt einfacher Arbeitsprozesse dominieren in vielen Organisationen häufig komplizierte Strukturen, welche Mitarbeiter wie Führungskräfte gleichermaßen lähmen und in ihrer Kreativität und Flexibilität einschränken. Dabei könnte man Bürokratie ganz leicht managen…

Häufig sind komplexe Vorgänge und Strukturen nämlich auf nichts anderes als auf unzählige und viel zu kleinschrittig angelegte Regeln zurückzuführen. Sie sind meist dafür verantwortlich, dass gewisse Prozesse ins Stocken geraten – und so viel Zeit und Energie kosten.

Starre Regeln, enge Grenzen 

Wer regelmäßig mit Behörden zu tun hat, weiß, wovon ich rede. Ist der Sachbearbeiter A-D krank oder im Urlaub, bleibt seine Arbeit gerne liegen – unabhängig davon, ob der von Ihnen gestellte Antrag eilt oder nicht. Fragt man dann nach, warum die Sache so lange dauert, wird man entweder ein ums andere Mal vertröstet oder von vornherein abgewimmelt.

Solche Vorgänge sind für mich ein Paradebeispiel dafür, wie eine starre Regel enge Grenzen setzen kann. Würde jede Sachbearbeiterin, jeder Sachbearbeiter in einer Abteilung grundsätzlich jeden Antrag bearbeiten, würde niemals ein wichtiger Antrag irgendwo liegen bleiben. Keiner würde sich beschweren, keiner müsste sich entschuldigen.

Wer Bürokratie managen will, kommt um eine gewisse Flexibilität nicht herum. Und Flexibilität bedeutet nicht anderes, als den Spielraum zu erweitern und jedem Einzelnen Freiheiten zuzugestehen. Das wiederum gelingt selten mit vielen komplizierten Regeln.

Simple Abläufe, klare Grundsätze 

Stattdessen sollten Unternehmen, Betriebe und auch Schulen ihre Arbeitsabläufe lieber nach verbindlichen Grundsätzen ausrichten. Eine solche Richtschnur reicht meist schon aus, um schneller und effizierter zu arbeiten sowie klare und sichere Entscheidungen zu treffen.

Allerdings ist Vorsicht geboten. Einfache Regeln sind nämlich nur dann effektiver als komplizierte Lösungen, wenn sie den gebotenen Spielraum auch klar begrenzen. Denn ohne verbindliche „Stoppschilder“ ufern auch einfache Prozesse irgendwann aus.

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