In meinem Seminaren und Fortbildungen zum Thema Zeitmanagement rate ich den Teilnehmerinnen und Teilnehmern oft dazu, unerledigte Aufgaben nicht mehrmals anzugehen, sondern möglichst in einem Abwasch zu erledigen.

Es ist nämlich nicht sinnvoll, ein Angebot für einen Kunden zu erstellen und diesen Entwurf dann von sich aus zu unterbrechen, um an einer anderen Aufgabe herumzudoktern. So werkelt man mal hier, mal dort und an jeder Ecke ein bisschen, kommt aber nicht wirklich voran.

Noch ineffektiver ist es allerdings, wenn in Unternehmen, mittelständischen Betrieben, Behörden und Schulen Mitarbeiter oder Kollegen dazu übergehen, Prozesse und Abläufe, die gut laufen, nochmals auf die To-Do-Liste zu setzen.

Weshalb passiert das überhaupt?

Meistens sind gravierende Mängel im Wissensmanagement der Organisation dafür verantwortlich. Gut funktionierende Arbeitsweisen und Abläufe werden einfach nicht hinreichend genug gesichert. Stattdessen verbleibt das Wissen zu einem großen Teil bei einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Solange diese Kolleginnen und Kollegen in der Firma verbleiben, verbleibt auch das Wissen in der Firma. Verlässt jemand von ihnen jedoch die Firma, hinterlässt sie oder er eine Lücke: Strukturierte Arbeitsprozesse und effiziente Abläufe kommen weg.

Manchmal reicht schon ein Krankheitsfall aus, damit die Arbeitsprozesse ins Stocken geraten. Wer auch immer die Kollegin oder den Kollegen vertritt, muss quasi von vorne anfangen.

Handbücher und Checklisten

Wer effektiv und effizient arbeiten möchte, sollte sicherstellen, dass er den Überblick behält. Nicht umsonst greifen z.B. Piloten auf Handbücher und Checklisten zurück.

Wirksame Arbeitsprozesse und Abläufe sollten daher in jedem Unternehmen oder Betrieb und in jeder Schule in einer Art Handbuch festgehalten werden. Daneben sollte jede dieser Organisationen auch auf Checklisten zurückgreifen.

Checklisten eignen sich nämlich hervorragend für Abläufe, die immer gleich bleiben. Piloten stellen somit z.B. sicher, dass sie bei der Überprüfung des Flugzeugs vor dem Abflug nichts übersehen und vergessen. Würde es diese Checklisten im Cockpit nicht geben, müsste jeder neu angestellte Pilot oder Co-Pilot das Rad für sich neu erfinden und seine ganz persönliche Checkliste erstellen.

Das Gleiche gilt auch für Unternehmen, Betriebe, Behörden und Schulen. Hat man wichtige Arbeitsprozesse und Abläufe dokumentiert, kann eine neue Kollegin oder ein neuer Kollege schnell erfassen, welche wichtigen Schritte sie oder er machen soll.

Handbücher und Checklisten sind daher eine lohnende Investition für jede Organisation. Sicher, es kostet zunächst etwas Arbeit, aber langfristig überwiegt eindeutig der Nutzen.

Links zum Beitrag

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