Bürokratieabbau ist eigentlich nichts weiter als eine Form des Prozessmanagements. Wer Bürokratie abbauen oder wenigstens vereinfachen will, muss sich das Ziel setzen, notwendige bürokratische Prozesse sinnvoll zu optimieren und irrsinnige Maßnahmen ganz unter den Tisch fallen zu lassen. Viele Unternehmen, Schulen oder Behörden sind dazu längst bereit, haben aber häufig ein ganz anderes Problem. Sie wissen schlichtweg nicht, womit sie anfangen sollen.

Diese Unsicherheit lähmt sie. Denn in den meisten Unternehmen oder Schulen muss nicht nur ein Prozess verbessert werden. Meist gibt es eine Vielzahl an ineffektiven Abläufen oder Verfahren, welche man – gerade während des alltäglichen Geschäfts – nicht überblicken, geschweige denn erfassen kann. Wo also den Hebel ansetzen?

Bürokratieabbau beginnt im Kopf 

Wann immer wir Prozesse bereinigen, in Ordnung bringen oder zu optimieren beabsichtigen, müssen wir zwangsläufig erst einmal die Entscheidung treffen, dass wir damit beginnen wollen. Das gilt für das Ausmisten des Kleiderschranks genauso wie für das Aufräumen des Schreibtisches oder den Abbau von Bürokratie. Bei allen drei Aktionen ist die Entscheidung im Kopf demnach von Bedeutung.

Die meisten konzentrieren sich stattdessen viel zu sehr darauf, womit sie anfangen wollen. Dabei ist es letztlich vollkommen egal, wo wir den Hebel ansetzen. Es ist unerheblich, ob wir zuerst die Hosen und dann die Schuhe oder erst die Hemden und dann die Socken aussortieren. Genauso wie es einerlei ist, ob wir unseren Schreibtisch von links nach rechts oder von rechts nach links aufräumen. Wichtig ist, dass wir Ordnung schaffen wollen.

Viele Schulen, Behörden und Unternehmen kommen genau deswegen nicht ins Handeln. Sie beschäftigen sich zu sehr mit Nebenschauplätzen. Deswegen versinken sie im bürokratischen Durcheinander.

Viele Wege führen nach Rom

Dabei müssten sie nur die eine Entscheidung bewusst treffen. Ein einziger Prozess reicht, um  Bürokratieabbau in Gang zu setzen. „Dem Gehenden schiebt sich der Weg unter die Füße“, sagt Martin Walser. Warum also auch nicht demjenigen, der losgeht, um die Bürokratie in seiner Schule, seinem Unternehmen oder seiner Behörde zu optimieren bzw. abzubauen?

Wozu noch unnötig warten? Um monatelang einen Maßnahmenkatalog auszutüfteln oder einen Masterplan zu entwerfen? Den kann man immer noch ausarbeiten, falls man ihn braucht. Aus Erfahrung weiß ich: Je detaillierter ein Plan, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass er nie umgesetzt wird.

Des Weiteren gilt: Wer Pläne macht, schiebt die Tat nur vor sich her – eine besondere Form der Prokrastination (Aufschieberitis). Solange man plant, baut man keine Bürokratie ab. Wer Bürokratie abbauen will, sollte auch tatsächlich anfangen, Bürokratie abzubauen und die mit ihr zusammenhängenden Prozesse zu verbessern.

Quälen Sie sich also nicht länger mit der Frage: „Womit soll ich anfangen?“, sondern stellen Sie viel konkrete Fragen wie z.B.:

Wie kann ich meinen Mitarbeitern das Leben erleichtern?
Welche Arbeitsschritte können beschleunigt werden?
Welche Prozesse kann ich digitalisieren oder automatisieren?
Wo verstecken sich Zeit- und Kostenfresser?

Geben Sie sich die Antworten und machen Sie sich an die Arbeit.

Bürokratieabbau beginnt im Kopf.